Productivité: la gestion marketing en période de croissance

Toutes les entreprises rencontrent des défis, qu'il s'agisse d'embaucher du personnel compétent, d'augmenter le retour sur investissement en marketing ou d'optimiser les opérations. Par contre, alors que certains problèmes d'affaires peuvent empêcher des gens de dormir la nuit, d'autres peuvent être très plaisants à avoir.

Non, vous n'êtes pas fou et vous avez bien lu; la croissance d'une entreprise engendre par exemple des problèmes qu'on veut tous avoir, mais qu'il faut absolument bien gérer afin de poursuivre sur une trajectoire enrichissante (dans tous les sens du terme). Parmi ces défis, il y a la gestion marketing en période d'expansion, qui peut rapidement devenir une montagne insurmontable si les ressources qui y sont allouées n'évoluent pas aussi rapidement que le chiffre d'affaires. Cela est surtout vrai dans les entreprises où le département marketing est constitué d'une ou deux personnes et lorsque les activités de marketing sont effectuées par des gens qui ont une autre fonction primaire (ex: ventes & marketing).

En attendant de posséder les ressources adéquates, une entreprise à croissance fulgurante se doit nécessairement d'optimiser sa productivité. L'article suivant traitera donc des 7 méthodes qui permettent une gestion productive du département marketing.

1. Priorisez efficacement

Toutes les entreprises ont au moins une chose en commun; leurs ressources sont limitées et doivent être utilisées judicieusement pour obtenir les meilleurs résultats possible. Devant un très grand éventail de tâches à accomplir, il faut donc faire des choix stratégiques au niveau des priorités. Pour prioriser efficacement :

• Effectuez les tâches que vous maîtrisez à l'interne et (autant que possible) externalisez les tâches qui ne correspondent pas à votre champ d'expertise, car elles vous feront perdre une énorme quantité de temps précieux pour arriver à un résultat équivalent;
• Lorsque vous établissez un ordre des choses à accomplir, demandez-vous à chaque fois si une tâche a un impact important sur vos résultats d'affaires. Si ce n'est pas le cas, ce n'est pas prioritaire;
• Parmi les tâches prioritaires, faites les plus difficiles en premier (pendant que vous êtes frais et dispo) et gardez ce qui est moins demandant pour la fin.

2. Libérez votre esprit

Un des plus grands avantage de notre époque, c'est la quantité de données dont nous disposons pour prendre des décisions...mais c'est également un des plus grands freins à la productivité, car nous gérons souvent mal cette surabondance d'information. En effet, pour produire de façon optimale, le cerveau doit servir à réfléchir, pas à mémoriser. Ce dernier peut fonctionner à plein régime de façon restreinte et chaque fois qu'il est suscité, sa réserve d'énergie s'abaisse. Pour éviter de le surcharger inutilement, videz-le de tout contenu inutile: notez ce qui doit être retenu, éliminez au maximum la quantité de choix à faire, planifiez votre journée d'avance, faites une tâche à la fois, etc.

Un dernier point très intéressant, mais plus technique, c'est l'application de la méthode prônée par David Allen (dans son livre "Getting things done") à la gestion des courriels. Ce qu'il avance, c'est le fait que bien des gens utilisent leur boîte de réception comme un aide-mémoire. Cependant, cela fait en sorte que tant qu'une action requise par un courriel n'est pas accomplie, ce dernier demeure dans la boîte de réception...et une partie du cerveau reste préoccupée. Pour vous libérez l'esprit, il faut donc tout d'abord que vous établissiez un système d'organisation personnel :

1. Supprimer ce qui n'est pas important ou ne nécessite aucune action de votre part;
2. Transformez tous les emails nécessaires en tâches ou en note dans votre calendrier, puis archivez vos courriels traités dans des dossiers spécifiques (ex: Gmail Labels);
3. Classifiez vos tâches en ordre d'importances, puis accomplissez les une à la fois;
4. Lorsque la tâche est terminée, supprimez-la de vos choses à faire.

Tout cela aura pour effet de vider votre boîte de courriels et votre esprit, en plus de vous permettre de progresser plus rapidement dans vos tâches. Dès maintenant, lorsque vous aurez besoin de consulter vos choses à faire, c'est seulement votre système d'organisation que vous regarderez; plus besoin de réfléchir longuement!

3. Mesurez en accomplissements, pas en temps

Un adage populaire chez les anglophones dit: “What gets measured gets done" et rien n'est plus vrai. Par exemple, un représentant en ventes qui est évalué sur les revenus qu'il génère va principalement agir en fonction de maximiser ses ventes. De son côté, un représentant qui est évalué sur la qualité de sa relation avec ses clients va plus souvent qu'autrement agir dans l'intérêt de ses clients.

C'est la même chose avec la productivité; si vous récompensez les employés qui travaillent le plus d'heures, alors vous aurez des employés constamment occupés. Par contre, si vous récompensez les employés qui accomplissent le plus de tâches importantes, alors vous obtiendrez des employés qui produisent au maximum. Une gestion marketing efficace, ça peut être aussi simple que d'encourager les comportements désirés en mesurant les bonnes choses (notamment les bons indicateurs) !

4. Optimisez votre environnement de travail

Pour être productif, votre environnement de travail doit être un de vos alliés, pas un obstacle de plus. Ainsi, ce dernier doit vous permettre d'être confortable en tout temps, de vous concentrer sur vos tâches et d'être motivé tout au long de la journée. Pour se faire :

• Éliminez les sources de distraction (médias sociaux, cellulaire, etc.) ;
• Trouvez la sonorité qui vous plaît (musique classique, le silence total ou les murmures de gens qui discutent au loin) ;
• Optimisez votre confort (bureau à hauteur ajustable, bonne chaise de travail, écran d'ordinateur à la bonne hauteur, etc.) ;
• Reproduisez la nature à l'intérieur de votre environnement de travail (lumière naturelle, plantes, filtreurs d'air, etc.).

5. Laissez la technologie travailler à votre place

• Logiciel de gestion marketing intégrée

Au premier regard, un logiciel de ce genre peut représenter une dépense non négligeable, mais la valeur du temps qu'il vous fera sauver excède énormément son coût. En effet, vous pourrez centraliser la majorité de vos données importantes (fiches clients, ventes, visites sur le site web, interactions avec la clientèle, statistiques web, etc.), en plus de contrôler tout votre contenu (pages de destination, formulaires d'inscription, gabarits de courriels, articles de blogue) et vos médias sociaux au même endroit.

Il est probable qu'au départ, votre période d'acclimatation vous ralentisse. Par contre, en accomplissant toutes vos tâches à partir de la même plateforme, vous vous simplifierez grandement la vie et cela mène généralement à une augmentation marquée de la productivité. Soit dit en passant, les bons logiciels de gestion marketing intégrée (comme HubSpot) comprennent également des fonctionnalités d'automatisation marketing, qui seront abordées dans le point suivant.

• Automatisation marketing

Bien que les spécialistes du marketing soient généralement des personnes très intelligentes et hautement instruites, une grande partie de leurs tâches quotidiennes nécessitent des actions redondantes sans grande valeur ajoutée. Les exemples sont nombreux: envoyer des courriels de confirmation, mettre à jour des bases de données, vérifier des listes de clients, le lead nurturing, répondre à des questions de clients, publier et surveiller les réseaux sociaux, etc.

Pour automatiser ces processus à l'aide d'un logiciel de gestion marketing intégrée ou en utilisant des recettes d'automatisation gratuites, vous n'avez qu'à programmer initialement des règles de cause à effet dans un logiciel qui déclencheront ensuite de manière perpétuelle les actions de ce dernier (si X arrive, alors Y est déclenché). Par exemple, si un visiteur de votre site web s'inscrit à votre blogue à partir d'un article qui traite des maladies de peau (cause), il recevra automatiquement un guide des traitements possibles par courriel (effet). Le but de l'automatisation marketing, c'est donc de laisser un logiciel exécuter tout cela pour vous afin de vous libérer du temps, mais également de s'assurer de ne rien oublier.

• Filtreurs Internet

En termes de productivité, une des pires nuisances est l'accès à Internet. Effectivement, bien que cet outil nous permette d'accéder à de l'information pertinente en quelques secondes, il nous procure aussi la possibilité de flâner virtuellement (médias sociaux) ou d'être continuellement dérangé (avis de courriels qui entrent). Pour vous assurer de ne pas interrompre vos moments de concentration profonde, il existe plusieurs moyens de bloquer ces sources de distraction.

Par exemple, des outils comme Freedom permettent à leurs utilisateurs de bloquer tout accès à des sites web ou applications mobiles, en plus de bloquer les avis entrants (push notifications), pendant des intervalles prédéterminés. Par conséquent, vous pouvez alterner les périodes de productivité et de relaxation en bloquant les distractions virtuelles pendant des intervalles de 2 heures. En restant concentré pendant de plus longues périodes de temps, vous devriez voir votre productivité augmenter de façon assez radicale.

6. Pour les réunions, la modération a bien meilleur goût

Bien que les réunions soient toujours organisées avec de bonnes intentions, plus souvent qu'autrement elles représentent un gaspillage de temps. Les raisons sont nombreuses, alors avant d'en tenir une, posez-vous les questions suivantes :

• Puis-je communiquer l'information d'une autre façon plus efficace?
• Qui doit absolument y assister?
• Quel est le but de la rencontre et quelles actions à prendre s'en dégageront?

Si après ces questions, le meeting est toujours pertinent, alors débrouillez-vous pour qu'il soit optimal :

• Communiquez d'avance ce qui sera à l'ordre du jour pour que les gens s'y préparent adéquatement;
• Fixez une durée et tenez-vous y en;
• Effectuez la rencontre en position debout; les gens seront moins confortables et auront tendance à perdre moins temps.

7. Rentabilisez vos temps libres

Afin de demeurer un expert dans votre domaine, de savoir manier les dernières technologies qui permettent sauver du temps et d'être productif au maximum, vous devez constamment investir du temps sur l'apprentissage personnel. Admettons que vous soyez une personne déjà plutôt productive, pendant la semaine, les seuls temps libres qui vous restent comprennent vos transports, vos périodes de repas et vos soirées.

Par contre, afin de maintenir votre niveau de productivité sur le long terme, vous devez absolument décrocher pendant les repas et vous accorder du temps de détente en soirée. Il vous reste donc seulement les périodes de transport à optimiser, surtout si vous passez beaucoup de temps dans le trafic. La solution: remplacez la radio et la musique par des podcasts éducatifs! Pour ceux qui ne sont pas familiers avec ce type de média, il s'agit de fichiers audio qu'on peut télécharger sur internet ou recevoir par email en s'inscrivant à une infolettre. Bref, il s'agit d'un blogue audio.

Vous n'êtes pas certain que ce soit fait pour vous? Vous avez besoin de motivation additionnelle? Faites le calcul: 1 heure de transport par jour multiplié par 5 jours/semaine pendant 48 semaines, cela vous fait l'équivalent d'environ 5-6 cours universitaires par année... à temps perdu ! Si cela vous intéresse et vous ne savez pas par où commencer, je vous suggère cette liste.

La gestion marketing d'une entreprise en croissance constitue un défi, mais celui-ci devrait être une source de stress positif. Si ce n'est pas le cas, cela pourrait être relié à plusieurs facteurs, dont la mauvaise planification, le manque de personnel, la mauvaise gestion du temps ou un niveau de productivité trop faible. Par contre, si vous appliquez les 7 méthodes décrites dans cet article, la croissance risque d'être perçue comme un beau défi, pas une source supplémentaire de stress. Pour conclure, si vous voulez réellement produire un maximum de résultats en utilisant le moins de ressources possibles, je vous invite à découvrir la méthodologie Inbound!