J'utilise souvent la métaphore expliquant qu'un site internet a le même objectif qu'un magasin, peu importe qu'une entreprise soit en B2B ou B2C, dans le détail ou encore dans des industries très spécialisées. Votre site doit perpétuer l'image de votre entreprise et vous suivre durant votre évolution. C'est d'ailleurs ce qui explique qu'il n'y a pas de convention sur la durée idéale d'un site puisqu'il est proportionnel au développement dans le temps de votre entreprise, votre clientèle et vos offres.
Toutefois, en 2023, une entreprise ne peut se permettre d'avoir un site qui déçoit les visiteurs ou qui est moins efficace que la concurrence. Vous aurez donc fort probablement devoir faire une refonte de site web. Pour cela, il est important de choisir un bon fournisseur et le tout peut se faire à travers un processus d'appel d'offres détaillé. Dans cet article, je vous montrerai donc 3 étapes à suivre pour bien construire votre appel d'offres et ainsi choisir le meilleur partenaire pour la refonte de votre site web.
Cette première étape est la plus longue, puisqu'elle est certainement la plus importante. Vous aurez à mettre sur papier plusieurs éléments, mais voici les essentiels :
Premièrement, votre appel d'offres doit mettre en contexte les fournisseurs potentiels, alors n'hésitez pas à y ajouter une section sur votre entreprise qui décrit son historique, les raisons de la refonte et le contexte actuel. Il vous faudra aussi évaluer dès le début les éléments stratégiques de votre nouveau site, notamment les objectifs principaux. Par exemple, ceux-ci peuvent être d'augmenter le rayonnement de l'entreprise dans certains marchés, de développer une image de marque, ou d'augmenter les taux des conversions. Soyez très exhaustif dans l'élaboration de ces objectifs, puisqu'ils influenceront le développement.
L'élément le plus déterminant pour les entreprises qui seront amenées à répondre à votre appel est au niveau des responsabilités. Il faut déterminer qui est responsable de la conception des maquettes, de la navigation et de l'expérience client, de la programmation et de l'intégration, du déploiement, et finalement des mises à jour, de l'entretien et de l'analyse mensuelle.
Voici un exemple :
Par la suite, l'échéancier est aussi un élément important de tout appel d'offres. Il ne doit être ni trop court, ni trop long. Une refonte de site web en moins de trois mois est très difficile à effectuer, autant du côté du fournisseur que du client. Vous pouvez aussi demander aux fournisseurs potentiels de fournir avec leur soumission un échéancier détaillé. Ce dernier vous aidera à déterminer l'agence la plus adaptée pour votre projet. Dans tous les cas, la coordination au niveau des tâches est très importante, alors assurez-vous que ces délais et les dates précises soient adaptées à votre réalité.
Un autre paramètre déterminant est les fonctionnalités qui devront se retrouver sur le site web. Plus vous êtes clairs, plus les soumissionnaires vous enverront des propositions telles qu'elles répondent à vos attentes. Par exemple, relevez des questions sur un choix de CMS, le nombre de langues disponibles, le développement mobile, la gestion des prospects, ou encore l'intégration avec un CRM actuel. De plus, si l'arborescence du prochain site est déterminée, je vous recommande de la mettre dans votre appel d'offres. Il en va de même pour les maquettes si celles-ci sont en cours de production ou terminées. Elles aideront les soumissionnaires à mieux estimer l'ampleur des tâches.
Pour terminer, n'oubliez pas d'intégrer des éléments tels que les requis pour le document de soumission à envoyer. Avec l'exemple ci-bas, nous demandons une liste des références ainsi que des projets effectués par l'entreprise semblable au projet de la soumission.
Il est évident que votre appel d'offres devra contenir un budget mais demandez aussi aux soumissionnaires d'intégrer un budget détaillé, par tâches et contenant les heures pour chacune d'entres-elles. Vous aurez aussi à fournir les critères d'évaluation sur lesquels votre choix final sera basé.
Une fois que votre document d'appel d'offres est terminé, il vous faudra l'envoyer. Comme je l'ai mentionné ci-haut, selon les livrables qu'il faudra effectués pour votre projet, certaines entreprises seront, a priori, plus appropriées pour votre projet. Par exemple, s'il vous faut un concept de site, incluant la création du look général et les maquettes, il vous faudra une agence avec une division graphique ou des expériences au niveau branding et développement d'image. S'il vous faut seulement un développement web et intégration, une entreprise plus technique sera alors appropriée.
Pour trouver ce partenaire, il se pourrait que vous travailliez actuellement, ou ayez travaillé, avec une agence pouvant effectuer votre refonte. Cependant, si vous pensez que ce n'est pas le cas, ou que vous aimeriez changer vos habitudes, il est possible d'utiliser http://agenceswebduquebec.com/ Ce site détaille toutes les agences web du Québec. Il est intéressant puisqu'il vous permet de les filtrer selon leur expertise.
Une fois que la période des soumissions d'intérêts sera passée, je vous conseille d'effectuer une présélection des agences qui vous semblent les plus pertinentes. Essayer de retenir seulement les agences qui correspondent aux critères de votre appel d'offres.
Lorsque viendra le temps de faire une sélection finale, il ne suffit pas de se baser sur le document qui vous a été envoyé, mais de prévoir des rencontres (en personne ou par téléphone) afin de pouvoir parler aux différentes agences.
Un élément qu'il faut prendre en compte dans ces rencontres, c'est de se baser sur des qualifications spécifiques que vous recherchez. Ne basez pas votre choix seulement sur un « feeling ». Posez les mêmes questions à tous les soumissionnaires, et soyez clair, à l'interne, sur ce que vous attendez comme réponse. Voilà pourquoi il est important de développer une liste de questions préalable aux rencontres, afin d'être très rationnel dans le choix final. Pour ce faire, nous vous conseillons de construire une grille d'évaluation encore plus détaillée que celle que vous avez mise dans votre appel d'offres initial. En mettant une note totale pour chaque agence, vous serez en mesure de les comparer les unes aux autres plus facilement, tout comme vous pourrez vous y référer si jamais celles qui ne sont pas choisies aimeront en connaître les raisons. Voici un exemple que nous avons monté pour un de nos clients :
Pour terminer, ce processus par étape peut prendre quelques jours à quelques semaines, mais si vous le faites bien et êtes précis dans vos attentes, votre projet de refonte ne s'en portera que mieux puisque vous aurez choisi le fournisseur qui répondait le plus à vos critères, et qui a l'expertise la plus adaptée. Maintenant, je ne peux que vous souhaiter bonne chance dans votre refonte de site web!