Pourquoi utiliser un gabarit de courriel pour vos envois

En marketing, il est impératif de chercher à être créatif afin d'attirer le regard des individus que l'on vise à rejoindre. C'est d'autant plus vrai lorsqu'on parle de web vu la quantité incroyable d'informations véhiculées et trouvées à travers les plateformes de recherches, les sites web et les blogues.

Voilà pourquoi les outils et les méthodologies de travail deviennent essentiels afin d'accélérer certains processus hebdomadaires qui ne gagne pas nécessairement à être revampé et stylisé toutes les semaines. L'envoi massif de courriels est un bon exemple. En effet, si votre marketing de contenu ainsi que vos automatisations sont une partie importante de vos efforts en tant qu'entreprise, il est fréquent que vous ayez à envoyer de l'information à vos personas. Que le tout soit fait par le département marketing ou celui des ventes, il existe plusieurs avantages à utiliser des gabarits afin de mieux rédiger un courriel et surtout s'assurer qu'il atteint le seul but pour lequel il est créé; que ce soit pour transformer un prospect en client.

Dans cet article, vous découvrirez donc les avantages pour l'entreprise, mais aussi pour l'employé qui a comme tâche récurrente de planifier, de rédiger et d'envoyer plusieurs courriels récurrents.

QU'EST-CE QU'UN gabarit de COURRIEL ?

Un gabarit de courriel est un squelette prédéfini des éléments essentiels qui doivent faire partie d'un courriel. Il permet de définir :

1. La photo d'en-tête: où sera-t-elle placée ? Qu'elle doit-être sa taille afin d'assurer une uniformité dans les communications et selon les plateformes;
2. Les titres: leurs différentes tailles et leur emplacement afin d'orienter facilement les blocs de texte pour le lecteur. Ceci permet un balayage rapide de l'information lorsque le courriel est ouvert;
3. Les éléments du bas de page lorsqu'il est nécessaire de rediriger le lecteur vers des éléments de votre site, par exemple;
4. Le message de fin qui permet de consolider rapidement les éléments du courriel;
5. Les appels à l'action: qui ultimement sont vos éléments les plus importants puisqu'ils seront directement liés à l'objectif pour lequel le courriel est envoyé;
6. Le design général qui permet d'avoir une identité uniforme pour toutes les communications.

LES AVANTAGES DU GABARIT DE COURRIEL

1. RAPIDITÉ

L'avantage le plus facilement observable est celui d'économie de temps. En effet, il est beaucoup plus facile de débuter la rédaction d'un courriel en sachant exactement où le contenu, les images et les appels à l'action doivent se situer. C'est aussi plus facile de faire la sélection des informations essentielles lorsqu'elles sont préétablies puisqu'un courriel ne peut contenir qu'un maximum de rubriques, lesquelles peuvent parler de sujets différents.

Les gabarits de courriels évitent aussi d'utiliser plus d'une ressource interne ou externe chaque fois qu'un courriel doit être rédigé. C'est principalement l'implication d'un graphiste qui sera évité, puisque ce dernier doit s'attarder aux différents éléments graphiques qui peuvent facilement être uniformisés pour tous les courriels.

2. DIMINUTION DES COÛTS

Qui parle de rapidité parle nécessairement de sauver des coûts. En effet, si moins de ressources sont utilisées chaque fois qu'un courriel doit être envoyé, les coûts reliés diminuerons. C'est tout aussi pour vrai pour celui qui est responsable de rédiger le courriel puisque l'étendue des questions qu'il aura à se poser tendra à diminuer. Où devrais-je mettre ce texte ? Que faut-il mettre de l'avant au premier coup d'oeil ? Combien d'appels à l'action dois-je avoir au total ? Ces questions seront posées qu'à la construction du gabarit de courriel.

Bref, tout ce qui est lié au contenu devrait préalablement avoir été pensé stratégiquement afin de diminuer la réflexion et rendre beaucoup plus efficace l'automatisation de la rédaction. Rien ne peut battre une bonne réflexion et surtout une bonne planification de ces éléments afin de sauver le plus d'argent et de temps possible !

3. ÉVITER LES ERREURS

Peu de personnes s'attardent à comprendre l'aspect technique d'un courriel, principalement la façon dont le code HTML est conçu. Sans avoir à être programmeur, il est important de comprendre que plusieurs éléments peuvent influencer la forme dans laquelle l'individu recevra et lira votre courriel. Les différences entre les plateformes en sont un bon exemple.

De ce fait, utiliser un gabarit, et surtout un outil permettant de créer des gabarits de courriel, permet d'éviter des erreurs qui peuvent survenir dans le code. Les gabarits de ces outils sont aussi souvent pensés pour le mobile. Bref, il s'adapte très bien aux différents contexte de lecture possible.

4. ÊTRE MOBILE

L'utilité principale des gabarits de courriel est qu'il est possible, et surtout essentiel, de le développer de façon à ce qu'il soit optimal, peu importe qu'une personne le lise sur un ordinateur de table ou un téléphone intelligent.

Fait intéressant, plus de la moitié de tous les courriels envoyés sont maintenant lus à partir d'un appareil mobile. Il devient donc primordial d'avoir un gabarit qui s'adapte à cette réalité et l'expérience utilisateur est vraiment des plus essentielles. Voilà pourquoi il est important de bien comprendre le contexte dans lequel vos personas seront amenées à voir et lire vos courriels.

5. UNIFORMITÉ

Une règle clairement définie en marketing, c'est d'être capable de faire reconnaître une marque chez un public cible. Ce n'est pas juste le travail d'Apple ou de McDonald. Toutes entreprises devraient aspirer à uniformiser l'image qu'elle présente au public.

En construisant un gabarit de courriel, vous vous assurez donc une uniformité dans vos communications, tout en laissant votre marque dans la tête des lecteurs peu importe ce qu'ils reçoivent. Avec le temps, le fait de voir une certaine couleur, une typographie, un type d'image et un design global pourrait amener à un meilleur taux d'ouverture puisque le lecteur reconnaît que vous lui avez envoyé.

QUELQUES TRUCS À GARDER EN TÊTE

Outre ces avantages pour les experts marketing et pour l'entreprise, quelques trucs peuvent être intégrés dans votre entreprise afin de faciliter la réflexion et la construction d'un gabarit de courriel.

BIEN DÉFINIR SON OBJECTIF

Comme j'ai mentionné au début de l'article, un courriel doit avoir un seul objectif principal. Il se peut qu'il serve à créer un premier contact avec un client potentiel, qu'il tienne à informer le lancement d'un nouveau site web, lister les articles de blogue de la semaine ou encore inciter les gens à aller voir la dernière collection de vêtements lancés en ligne.

CRÉER PLUSIEURS GABARITS

Plusieurs raisons expliquent la nécessité d'avoir différents gabarits de courriel à l'interne. Si l'on regarde la liste présentée au point précédent, certaines informations sont récurrentes tandis que d'autres sont hebdomadaires.

Par exemple, un lancement de site web est prioritaire à mettre de l'avant, mais seulement de manière ponctuelle. Ainsi, il serait pertinent de créer un gabarit de courriel qui met de l'avant un seul sujet principal, lequel doit devenir l'élément central de votre message. Il pourrait n'avoir qu'un seul appel à l'action et une image afin d'attirer le regard.

À l'opposé, si vous êtes une entreprise de vente de vêtements en ligne et que vous mettez fréquemment de nouveaux morceaux sur le site, il serait pertinent de faire un envoi hebdomadaire de cette information. Dans cette circonstance, le gabarit est tout à fait de mise puisque l'information dans sa forme ne changera que très peu d'un envoi à l'autre.

SAVOIR PERSONNALISER

Les gabarits de courriel sont particulièrement intéressants à utiliser pour une entreprise. Cependant, il faut savoir reconnaître lorsqu'ils ne sont pas de mise pour vos communications. Par exemple, si de grandes nouvelles ne peuvent s'insérer dans un gabarit prédéterminé, prenez le temps de:

• Personnaliser le courriel
• Développer sa forme
• Réfléchir à son objectif afin de le rendre pertinent pour celui qui le recevra.

De plus, il est intéressant de surprendre les lecteurs de temps en temps. Pourquoi ne pas envoyer des courriels différents qui intègrent de petites animations, des montages vidéo, des gifs ou tout autre format de contenu que vous n'avez pas l'habitude d'insérer. Par exemple, ce type de courriel pourrait suivre des thématiques au flux des saisons, à la première neige par exemple, et les fêtes en souhaitant un joyeux Noël à tous vos clients.

RESTER CRÉATIF

Les gabarits peuvent créer un sentiment de complaisance, c'est-à-dire qu'une fois construits, ils sont utilisés de façon systématique et ne sont plus pensés en fonction du lecteur, mais seulement pour celui qui le rédige. Il est important de constamment challenger ce qui sera mis à l'intérieur de ces gabarits pour bien répondre à l'objectif initial et à la réalité du lecteur. De plus, il est possible d'analyser quelques données d'un courriel, comme son taux d'ouverture, afin de s'assurer que celui-ci n'est pas à la baisse plus un gabarit est utilisé.

En conclusion, les gabarits de courriel deviennent utiles pour plusieurs parties prenantes, notamment l'entreprise, l'employé et le lecteur. Ils permettent de sauver des coûts et du temps au niveau des ressources utilisées. Un gabarit permet aussi d'uniformiser les communications, l'image de la marque et de l'entreprise. Ils assurent aux lecteurs du contenu bien placé, clairement défini et plus adapté à sa situation. En bref, n'hésitez pas à créer des gabarits puisqu'ils sont un outil de travail pertinent pour tous ceux qui seront amenés à créer ou lire vos courriels !