Créer du bon contenu pour le Web, ce n’est pas toujours simple. Et ce l’est encore moins lorsqu’on doit collaborer avec une foule d’intervenants pour y arriver : rédacteurs, correcteurs, traducteurs, etc. Plus il y a de personnes impliquées dans un projet, plus le processus de création de contenu risque de se complexifier. Que vous ayez à travailler avec plusieurs individus au sein d’une même organisation ou encore avec différents partenaires externes, il est primordial de faire une bonne planification de votre projet et de bien répartir les rôles et tâches de chacun. Dans l'optique d'aider les entreprises à créer du contenu plus efficacement et en faciliter la gestion, de nombreuses plateformes ont vu le jour au fil des dernières années. Parmi toutes celles qui existent actuellement, notre préférée est sans l'ombre d'un doute celle que propose Gather Content.
En effet, cet outil propose une foule de propriétés qui font en sorte que votre gestion de la production de contenu Web est grandement simplifiée, et ce, à plusieurs niveaux. Pour cause, cette dernière met de l'avant différentes fonctionnalités qui favorisent la collaboration, le respect des délais établis et les échanges entre les différents intervenants. Que vous décidiez donc d'attaquer la rédaction du contenu pour votre nouveau site Web ou encore celle des articles de blogue de votre entreprise, laissez-moi vous expliquer pourquoi il vous faut utiliser un outil comme Gather Content!
Qu’est-ce que Gather Content?
Gather Content est un outil disponible en ligne qui permet de faciliter la vie de quiconque entreprend un projet de rédaction pour le Web. Et oui! Fini les échanges de documents Word qui n'en finissent plus par courriel! Maintenant, il est possible d'avoir tout ce dont vous avez besoin dans le cadre de votre projet à un seul endroit. Les avantages? C'est simple: économies de temps, diminution du risque de perdre des versions de vos textes (tellement pratique quand plusieurs personnes sont impliquées) et avoir une vision globale de l'avancement de votre projet et des délais à respecter.
Donc, si le cœur vous dit de vous simplifier la vie et d'essayer cet outil merveilleux pour gérer votre production de contenu, voici les différentes étapes à suivre:
1. Planification de votre contenu
Il y a plusieurs raisons qui peuvent vous amener à vouloir utiliser un outil comme celui de Gather Content. Qu’il s’agisse de la rédaction du contenu du site Web de votre organisation ou encore de la création d’articles du blogue pour votre entreprise, la première étape demeure la même : la planification!
En effet, comme pour beaucoup d’autres types de projets, il faut prendre le temps de bien planifier chacune des étapes de votre projet de contenu Web si vous désirez arriver aux résultats voulus. Du coup, il ne faut donc absolument pas négliger cette étape cruciale en y consacrant suffisamment de temps au tout début.
“By failing to prepare, you are preparing to fail.”
- Benjamin Franklin
Création de projets
Avant toute chose, il faudra vous créer un compte pour ensuite pouvoir y créer votre projet en indiquant clairement de quel type de projet il s’agit. Plusieurs choix vous seront proposés, assurez-vous simplement d’opter pour celui qui décrit le mieux votre objectif. Ainsi, toutes les personnes qui auront accès à celui-ci sauront bien de quoi il s’agit.
Élaborer des gabarits de textes
Ensuite, il faudra créer différents gabarits de textes pour vous assurer que les intervenants et rédacteurs suivent la même lignée de pensée lorsqu'il viendra le temps de débuter la production du contenu. En agissant de la sorte, vous serez en mesure de mieux guider la création de contenu et de maintenir une certaine « cohérence » entre les textes.
Il vous suffit de vous rendre dans l'onglet « Templates » pour choisir l'un des gabarits déjà créés par Gather Content ou encore pour en créer de nouveaux qui seront plus adaptés à vos besoins spécifiques.
Idéalement, il vaut mieux prendre le temps de créer des gabarits différents dès le départ pour vous assurez qu'aucun élément ne soit manquant et que le tout concorde bien avec les maquettes de votre site, les thèmes à couvrir, le nombre de caractères nécessaires, le SEO à inclure, etc. Dans Gather Content, ces gabarits peuvent être mis en place de façon très personnalisée en fonction de vos contraintes particulières ou besoins puisqu'il s'agit d'un système très simple de « drag and drop ».
Si vous choisissez cette option, nommez le gabarit en question pour pouvoir facilement l'identifier et le sélectionner par la suite.
Par exemple, vous pourriez en créer un différent pour chacun des éléments suivants:
- Le contenu des pages de contenu/service de votre site Web;
- La rédaction des articles de blogue;
- Le contenu de vos infolettres;
- La traduction de textes destinés pour le Web;
- Etc.
Bref, sachez que les possibilités sont illimitées et qu'il vous est possible de créer une foule de gabarits divers. Si cet aspect est bien planifié et organisé, vous sauverez énormément de temps par la suite!
Et tout le monde souhaite sauver du temps, n'est-ce pas?
Voici un exemple de gabarit que vous pourriez décider de créer pour la rédaction d'articles de blogue:
Une fois le modèle du gabarit complété, vous pourrez le sélectionner lors de la création d'un nouvel article ou d'un nouveau document de contenu.
Ensuite, vous obtiendrez quelque chose comme ceci lors de l'étape de la production de contenu:
Que cela soit vous ou quelqu'un d'autre, dites-vous que la personne qui sera chargée de la rédaction de cette partie de votre projet ou de cette page bien précise sera bien informée des détails qu'elle doit respecter : mot-clé à utiliser, sujet à couvrir, la taille du contenu en termes de caractères ou nombre de mots, etc.
Au final, gardez en tête que plus vous ajouterez de précisions dans vos directives et dans la création de vos différents gabarits, plus il sera facile pour les rédacteurs de travailler et moins vous risquez d'avoir de surprises lors de votre réception du contenu!
Créer les pages de contenu à produire
En fonction du type de projet que vous gérez, vous devrez créer les diverses pages de contenu qui seront éventuellement à produire. Il s'agit donc d'organiser votre contenu de la façon qui sera la plus simple à suivre.
Si votre projet est de créer du contenu pour votre nouveau site Web, vous auriez avantage à suivre l'arborescence qui a été développée en créant différentes sections. Par contre, si vous utilisez Gather Content pour gérer la rédaction d'articles de blogue de votre entreprise, il vaudrait peut-être mieux de suivre celle-ci en créant des sections par thème ou par ordre de publication.
Voici un exemple:
Peu importe comment vous décidez d'organiser votre projet, assurez-vous simplement d'obtenir une bonne vision d'ensemble de votre contenu pour savoir rapidement ce qui est en chantier, ce qui est prêt à être publié et ce qui a déjà été intégré ou publié.
Utiliser des workflows
L'une des fonctionnalités les plus importantes (et surtout les plus utiles) que propose Gather Content se situe dans la mise en place de workflows personnalisés pour la production des projets. En effet, il vous est possible de déjà prévoir les différentes étapes qui seront nécessaires dans le cadre de votre projet en instaurant certaines règles automatisées.
Par exemple, voici un exemple très simple d'un workflow :
Sachez qu'il est en tout temps possible d'ajouter des étapes ou d'en enlever, d'assigner des personnes qui seront notifiées lorsque le statut d'une tâche est modifié ou autres. Par ailleurs, vous êtes aussi en mesure de bloquer complètement la modification d'un document si celui-ci a été approuvé en ajoutant le mode « Read only ».
Ainsi, il sera plus facile de contrôler l'avancement du projet sans avoir à faire des allées et retours entre les différentes versions de vos textes, soient celles sur Gather Content et celles déjà intégrées sur votre site.
Par la suite, pour chacune de vos pages de contenu, vous pourrez accéder au workflow mis en place pour le modifier soit en changeant le statut et en ajoutant des dates d'échéance spécifiques pour les diverses étapes. Simple et fonctionnel!
Attribuer les bons accès aux différents collaborateurs
Une fois que tous les éléments sont bien en place et que vous avez organisé soigneusement le tout, il faudra penser à fournir les accès à ce projet sur Gather Content aux différents intervenants qui seront appelés à collaborer avec vous. Que ce soit aux nombreux auteurs, éditeurs ou autres, vous pouvez décider de donner des accès différents à chacun.
Pour ce faire, vous devrez tout d'abord vous rendre sous l'onglet « People » et ajouter chaque personne qui doit pouvoir accéder à ce projet en indiquant le type de droits qu'ils doivent avoir.
Voici ce que vous devrez fournir comme informations:
Veuillez noter que vous pourrez créer en avance les différents types de rôles et de droits pour tous vos collaborateurs dans la section « People settings » puis dans le volet « Roles & permissions ».
Production, révision et approbation
Échanger des commentaires
Un autre avantage d'opter pour la plateforme de Gather Content est que cette dernière facilite grandement la collaboration entre les différents intervenants d'un même projet. En effet, il est très simple d'échanger et de communiquer directement dans les pages de vos projets. Vous pourrez laisser vos commentaires de deux façons.
- Tout d'abord, vous pouvez surligner un mot à même le texte et aviser la personne concernée :
- Deuxièmement, vous pouvez aussi utiliser le « chat » :
Collaborer à la page en temps réel
Comme la création de contenu est souvent un travail qui se fait de façon collaborative, et ce, en temps réel, il est maintenant possible de visualiser en temps réel une page qui se fait éditer sans écraser les modifications. Pour rendre le tout possible, Gather Content a créé deux modes: « editor mode », « viewer mode ». 
Assigner les tâches aux bonnes personnes
Dans le cadre de votre projet Web, il est fort probable que tout le contenu ne soit pas créé par une seule et unique personne. C'est pourquoi il sera bien important tout au long de votre projet de bien assigner les tâches et responsabilités aux bonnes personnes. Ainsi, ces derniers seront notifiés et suivre l’évolution du projet sera plus simple pour tous : vos rédacteurs, vos éditeurs, vous...
Pour ce faire, vous pouvez soit directement attitrer une personne à une page de contenu :
Ou encore, vous pouvez notifier un individu via le workflow lorsque le statut d'une tâche évolue et doit être poursuivi par une autre personne :
Réviser les versions sauvegardées et activités récentes
Par ailleurs, il est important de savoir qu'il est possible de récupérer les différentes versions d’un document et de voir les plus récentes activités des différents contributeurs. De cette façon, vous pourrez prendre connaissance des différents changements apportés par chacun, les commentaires, etc.
La sauvegarde se fait de façon automatique, donc vous n'avez plus à craindre que la « bonne » version ait été écrasée par erreur. Magie? Entre vous et moi, c'est tout comme.
Ajouter des notes et des documents
Dans le but de bonifier vos projets et de vous assurer que les différentes personnes impliquées dans le projet ont toutes accès aux mêmes informations, vous pourrez ajouter des notes et même joindre différents documents spécifiques à un contenu, comme des visuels ou encore des fichiers PDF.
Aussi, si vous désirez joindre à votre projet différents types de documents, vous pouvez aussi le faire via la section « Files » :
Configurer les pages de contenu
Dans l'optique de simplifier le transfert du contenu créé sur la plateforme de Gather Content, vous serez en mesure de le dupliquer, de l'extraire (en fichier zip) et même de l'archiver en cas de besoin. De plus, cette section vous permettra de connaître le nombre de mots exact que contient votre texte.
Vous prévoyez utiliser Gather Content pour rédiger le contenu de votre nouveau site Web? Une fois que votre contenu sera final, sachez que vous pouvez l’importer directement dans le CMS utilisé pour votre refonte de site. Cela permet de sauver une étape tout en diminuant vos tâches et le risque d’erreurs. Pratique!
Autres fonctions que nous aimons:
Aperçu général de votre contenu
Dans Gather Content, il y a plusieurs façons d'avoir un aperçu général de la création de votre contenu et de l'avancement de votre projet. En fait, dès votre arrivée sur la page d'accueil de votre projet qui se nomme « Overview », vous serez en mesure de voir l'avancement de votre projet par le biais du statut de chacun des items que vous aurez créé ainsi que les plus récentes activités.
Calendrier de votre projet
Si le projet que vous planifiez doit s'échelonner sur une longue période, sachez qu'il vous est possible d'avoir une vision encore plus globale grâce à l'onglet « Calendar ». Ainsi, les dates que vous aurez enregistrées pour vos différents livrables y seront clairement indiquées et vous pourrez mieux suivre l'évolution de votre projet.
Au final, peu importe le projet que vous entreprenez... L'important est toujours de se munir des meilleurs outils pour vous permettre de gagner en efficacité et d'atteindre vos objectifs initiaux. Et bien, c'est la même chose en matière de rédaction!
Et les avantages de choisir Gather Content sont bien simples :
- Votre contenu sera centralisé en un seul et unique endroit;
- Les échéanciers sont indiqués de façon claire et précise;
- Les rôles et responsabilités de chacun des collaborateurs sont bien définis;
- Les workflows de production vous permettent de mieux suivre l'évolution d'un projet;
- Les notifications automatisées vous aideront à mener à terme votre projet et respecter votre échéance.
Vous comprenez donc maintenant qu'utiliser Gather Content est une excellente solution pour optimiser votre processus de création de contenu pour le Web. Et croyez-moi, vous ne voudrez plus retourner à vos anciennes façons de faire après avoir commencé à utiliser un tel outil! Je sais de quoi je parle puisque notre équipe l'utilise depuis très longtemps.
