Alors que la propagation rapide du coronavirus, officiellement la COVID-19, a désormais été déclarée au statut de pandémie mondiale par l'Organisation mondiale de la santé (OMS), les entreprises sont appelées à agir afin d'aider à atténuer sa propagation.
L'apparition du virus force les entreprises à revoir leur méthodologie de travail à l'interne par mesures préventives. Quand une simple poignée de main devient un risque potentiel élevé de contraction du coronavirus, mieux vaut repenser le plan d'action. Il est possible de réduire les contacts physiques entre les employés tout en s'assurant qu'ils soient toujours être productifs.
En ce sens, suite à l'annonce du Premier ministre du Québec, François Legault, que : « tout le Québec doit se mettre en mode urgence », il est préférable de privilégier le télétravail et d'éviter ainsi les rassemblements (réunions, événements, formations, etc.) et contacts inutiles entre les différents intervenants. Sans plus tarder, voici quelques solutions virtuelles qui vous aideront à prévenir la propagation du coronavirus au sein de votre entreprise tout en assurant le rendement de votre équipe et votre disponibilité envers vos clients même en télétravail.
Des outils intéressants pour le télétravail
1. Fil de nouvelles et actualités
Workplace pour entreprise
Pour communiquer et collaborer avec votre équipe, Workplace est un excellent outil. Créé par Facebook, la plateforme est une copie conforme du réseau social populaire, utilisant un mode « privé » où seules vos équipes ont accès. Avec des fonctionnalités comme les groupes, les chats et les appels vidéo, Workplace permet en autre à l'organisation de partager des nouvelles sur les différents dossiers et de gérer les communications de chacun de vos projets. La version gratuite permet d'utiliser l'ensemble des fonctionnalités de ce réseau social.
Workplace est disponible en ligne ou sous forme d'application mobile pour Android et IOS.
Prix : gratuit et payant
2.Outils collaboratifs
Slack
Slack est l'un des outils collaboratifs les plus connus sur le marché. Il permet d'échanger avec vos collèges et clients en message direct à la manière d'un chat. Dans Slack, les conversations se déroulent dans des espaces dédiés appelés chaînes qui remplacent votre boîte de réception surchargée. Vous pouvez attribuer des livrables, vérifier l’avancement des projets et célébrer les succès de vos équipes, le tout à distance. C'est un endroit très intéressant pour communiquer, partager des fichiers et prendre des décisions en télétravail.
Prix : gratuit et payant
Rocket.Chat
Rocket.Chat est une alternative gratuite très similaire à Slack. Elle nécessite cependant une équipe technique pour en faire l'installation, la configurer et assurer le support de ses utilisateurs. Vous pouvez communiquer et collaborer avec votre équipe en y partageant des fichiers facilement. Ses fonctionnalités audio et vidéo vous seront d'une aide précieuse pour rester en contact avec votre équipe et suivre la progression des projets en cours.
3.Webdiffusion
Zoom
Zoom offre une solution de vidéoconférence simple, efficace et fonctionne! Son interface simple permettra à votre équipe de créer et gérer des appels et des vidéo-conférences en ligne. L'outil offre aussi l'audio via téléphone. Meetings, webinars, connectez-vous à partir de clients de bureau, de salles de conférence et d'appareils mobiles.
Prix : gratuit (mais très limité) et payant
icastGo
Un incontournable en matière de solutions de webdiffusions, icastGo est une plateforme en ligne adaptée aux communications d’entreprise. L'outil a été développé spécifiquement pour la webdiffusion et pour répondre aux exigences de sa clientèle d'affaires. Vous n'avez rien à installer ni à télécharger. La plateforme est compatible avec tous vos outils de communications existants. icastGo vous permet de rejoindre jusqu'à 100 000 participants en direct, peu importe la distance entre vous.
En période de pandémie mondiale, évitez d'annuler vos prochaines réunions importantes en optant pour la webdiffusion de celles-ci.
En adoptant la plateforme en ligne icastGo, vous choisissez une solution efficace pour protéger votre équipe de la propagation du coronavirus, tout en contribuant à l'économie provinciale.
4.Suivi de vos performances
Microsoft Power BI ou Tableau
Si vous avez toujours rêvé de suivre vos données ou d'amorcer un changement de culture axé sur des données décisionnelles de valeur, un outil d'intelligence d'affaire comme MS Power Bi ou Tableau sont d'excellentes solutions digitales à considérer.
Grâce à cet outil, vous pouvez créer des tableaux de bord interactifs ainsi que des rapports automatiques afin de suivre la progression de votre entreprise en temps réel. Il est enfin révolu le temps où prendre des décisions uniquement basées sur une intuition était la valeur la plus certaine.
Le travail à distance demande de la transparence et il n'y a rien de plus efficace pour un employé que de pouvoir consulter ses indicateurs de performance (KPI) en tout temps. En tant qu'employeur et chef d'équipe, suivre la progression des livrables en cours est une option dont on ne peut pas se passer.
Prix : gratuit (uniquement Power bi) et payant
Google Data Studio
Un outil gratuit de Google qui permet aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés avec des données provenant des services marketing de Google et de sources externes. Si vous utilisez des outils de la suite Google, par exemple Adwords, ne vous privez pas de Google Data Studio. Les sources de données incluent les produits Google (Analytics, AdWords, Search Console, Sheets, YouTube, etc.), les connecteurs de base de données, le téléchargement de fichiers et les connecteurs «communautaires» vers les services de marketing populaires.
Prix : gratuit
5.CRM - Gestion de relation client
HubSpot
HubSpot est l'outil essentiel vous permettant de centraliser l'ensemble des informations et de vos interactions avec vos clients. Facile et simple d'utilisation, il permet en un seul clic d'enregistrer un courriel dans la fiche contact de chacun de vos clients. De plus, il est possible de gérer votre cycle de vente et de faire vos suivis client à même l'outil inclus dans la version gratuite.
HubSpot est un MUST pour toute équipe décentralisée qui souhaite être efficace et conserver l'historique de ses échanges commerciaux avec ses clients. Avec un logiciel complet, vous pouvez continuer d'organiser, suivre et développer vos partenariats d'affaires, et ce même en travaillant à distance.
Centraliser l'information vous permettra de faire face à n'importe quel type d'imprévus organisationnels, par exemple un cas de télétravail forcé en cas de pandémie mondiale! D'ailleurs, HubSpot en donne plus à ces utilisateurs en temps de covid pour les aider à passer au travers.
Parce qu'après tout, votre base de données client (CRM) est au coeur de toutes vos opérations et stratégies d'affaires.
Prix : Gratuit et payant
En conclusion
Enfin, cet épisode de la crise mondiale, dû au coronavirus, bouscule complètement notre planification, nos échéanciers et nos plans d'action. Cette situation critique nous force à revoir la façon dont nous collaborons avec nos équipes au quotidien.
Soyez assuré qu'avec ces 5 types d'outils virtuels, il est possible et réaliste de préserver un travail d'équipe efficace, une collaboration sans limites, et un rendement optimal, tout ça en travaillant à distance.
Nos experts sont là pour vous accompagner dans vos démarches d'implantation d'outils virtuels et afin d'assurer une phase de transition sans impact pour vos activités.
