Le lancement d'une nouvelle initiative ou d’un projet d’intelligence d’affaires peut être délicat. C’est pour cette raison qu’il est important pour la personne BI et les dirigeants d'aligner d'abord leurs besoins et leurs attentes et de comprendre ce que l’entreprise vise. La bonne nouvelle est qu’un analyste d’affaires peut le faire en un jour ou deux.
Après tout, il est logique qu'avant de plonger dans des schémas, des calculs et des graphiques, que la première chose que vous fassiez soit de comprendre ce que l'entreprise espère réaliser. Cela peut sembler étonnamment évident, mais vous seriez surpris de voir combien de fois des organisations ont ignoré cette étape cruciale et sont directement allées à la construction de leurs tableaux de bord KPI, sans s'arrêter une seconde pour se demander si ces KPI étaient pertinentes pour le projet actuel.
Souvent, cela se produit en raison d'un cadre ou d'un analyste qui a une idée préconçue du résultat final, acquis d'une entreprise ou d'un projet antérieur, qui ne s'applique pas nécessairement à celui en cours.
En ce sens, rappelez-vous que le processus doit toujours commencer avec l'entreprise et servir l'entreprise et que les paramètres doivent correspondre à l'organisation, et non l'inverse. Vous devez être suffisamment flexible pour accueillir la solution de BI dont l'entreprise a vraiment besoin et ne pas choisir celle qui semble plus simple à créer.
Voici comment planifier votre prochain projet de BI.
Étape 1 : Interview des principaux intervenants
- Ce dont vous aurez besoin : une attention sans faille
- Temps de réalisation : 1-2 jours
- À faire : résumé des besoins de l'entreprise
La meilleure façon de comprendre ce que l'entreprise espère réaliser à travers le projet BI est de réaliser des rencontres de préférence en face à face avec les parties prenantes concernées. Celles-ci comprennent les dirigeants, les gestionnaires ou les utilisateurs analytiques qui se pencheront réellement sur les données sur une base régulière.
Ne sautez pas cette étape ou ne faites pas que des spécifications écrites; des rencontres sont nécessaires. Ces quelques heures de réunions rendront votre travail beaucoup plus facile dès le départ et augmenteront considérablement les chances de succès du projet.
Les questions à se poser pendant les rencontres.
Qui, quand, où et pourquoi?
- Pourquoi un tableau de bord en particulier est-il nécessaire?
- Qui utilisera le tableau de bord et qui recevra ses résultats?
- Où (et sur quel appareil) le feront-ils?
- Quand le tableau de bord sera-t-il utilisé?
Processus décisionnels actuels et souhaités
- Comment les décisions sont-elles prises actuellement?
- Comment seront-elles prises à l'avenir?
- Quelles sont actuellement les données manquantes ou difficiles d'accès et comment cela affectera-t-il les processus décisionnels?
Les points difficiles
- Que ce qu’on veut savoir depuis longtemps, mais qu’on ne peut pas trouver.
- Pourquoi les données sont-elles trop difficiles à trouver ou à analyser?
- Où sont les ressources analytiques et informatiques en cours et comment pourraient-elles être utilisées plus efficacement?
Étape 2 : À la planche à dessin!
- Ce dont vous aurez besoin : un tableau blanc et des marqueurs ou un stylo et du papier, ou un PowerPoint.
- Temps de réalisation : 2-3 heures
- À faire : liste des questions cruciales à répondre
Une fois que les interviews des principaux intervenants sont terminées et que les attentes du projet BI sont bien comprises, il faut commencer à visualiser — pas les données, mais les processus eux-mêmes. Ici, ce ne sont pas des graphiques ou des « widgets », mais une sorte d’organigramme
Créez un diagramme illustrant le processus de travail pour chaque processus pertinent. C'est à ce stade qu’il faut déterminer s’il y a un besoin de plusieurs tableaux de bord, schémas, etc. Au moment où vous avez déterminé ces informations, vous devriez être en mesure de décrire la façon dont l'organisation prendra des décisions et la façon dont elle mesura la qualité de ces décisions.
Conseils pour créer votre organigramme de processus de travail
Approche de haut en bas : commencez par les indicateurs clés de performance les plus élevés, ceux qui pourraient concerner le plus haut décideur (ACV, croissance, recrutement, etc.) Les mesures de niveau inférieur devraient être dérivées par la façon dont vous mesurez les niveaux supérieurs.
Restez simple : même pour les projets de plus grande envergure, vous devriez vous concentrer sur un certain nombre de paramètres; un nombre qui se compte sur vos deux mains. Votre ligne directrice devrait être : plus d'informations, moins d'indicateurs.
Étape 3 : Visualiser
- Ce dont vous aurez besoin : comme dans l’étape 2
- Temps de réalisation : 2-3 heures
- À faire : Projet de votre premier tableau de bord; liste des faits, dimensions et filtres
Pour les projets plus simples, cette étape peut être considérée comme facultative : si les questions d'affaires sont peu nombreuses ou simples, vous pouvez aller de l'avant, lancer votre outil d’intelligence d’affaires et commencer à modéliser vos données et votre tableau de bord.
Cependant, pour les projets de plus grande envergure, il est toujours suggéré de créer une première ébauche du tableau de bord d'abord pour se souvenir de votre idée finale et aussi pour vous assurer d'obtenir l'approbation des parties prenantes concernées.
C'est à ce stade, après avoir identifié les questions d'affaires, que vous allez commencer à jouer avec les données. Quelles en sont les sources, comment allez-vous vous connecter à eux? Aurez-vous besoin de vous connecter à des sources de données non structurées? Quelles données ne sont pas actuellement disponibles et devront être calculées?
Les réponses à ces questions devraient vous donner une idée claire de vos dimensions, des faits et des filtres. Ensuite, une maquette de visualisation de données que vous souhaitez appliquer vous permettra de mieux présenter les données.
Une fois que vous avez une maquette qui vous satisfait, revenez aux parties prenantes pour obtenir leur approbation: après tout, ce sont eux qui vont régulièrement examiner ces tableaux de bord, donc ils doivent comprendre leur format et leur représentation. De plus, obtenir des commentaires dès le début vous permettra d'économiser du temps que vous pourrez plutôt mettre l’ajustement du tableau de bord déjà construit.
Au final
Inutile de dire que les entreprises et les initiatives de BI ne sont pas identiques. Pour certains, tout ce processus peut prendre une heure ou deux et pour d'autres cela peut prendre des semaines. Pour augmenter ses chances de réussir, il est recommandé de suivre ce cadre pour chaque projet de BI que vous entreprenez, qu'il existe déjà un système de veille stratégique ou non.
